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MANUALES DE ORGANIZACIÓN DE FUNCIONES COMO
PIEDRA ANGULAR DE LA GESTIÓN DE
ADMINISTRACIÓN
Brito, Mónica
1
, Sánchez, Doris
2
y Procel, María
3
ORCID
1
: 0000-0002-9115-6822
ORCID
2
0000-0002-1072-9212
ORCID
3
: 0000-0001-5926-1481
{monica.brito, doris.sachez, maprocels}@espoch.edu.ec
Escuela Superior Politécnica de Chimborazo-Ecuador
Recibido (22/05/19), Aceptado (05/06/19)
Resumen: La presente investigación se basa en resaltar aspectos fundamentales de los manuales de
organización de funciones (MOF), su importancia y el requerimiento de una constante actualización
como piedra angular de la administración y de los procesos de la empresa. Para la elaboración del estudio
se recopilaron fuentes tanto físicas como electrónicas, lo que clasica la presente investigación como de
tipo documental. Los manuales de organización de funciones, son la forma escrita de una planicación que
abarca desde la forma en cómo se estructura la organización por medio de su personal humano, hasta la forma
en que cada uno desempeñará sus cargos, sus límites, ambiente laboral, perl requerido y capacitación.
Una de las principales variantes en el mundo actual empresarial viene dada por los avances tecnológicos,
en virtud de lo cual, la gestión administrativa tiene el reto de mantenerse actualizada y hacer uso de las
herramientas emergentes que le permitan alcanzar las metas propuestas. En este sentido, el reto viene dado
a su vez para los manuales de organización de funciones, ya que cada vez son más las empresas que se
unen a la automatización de los procesos lo que conlleva a una reorganización contante de los manuales.
Palabras Claves: Manuales de organización, proceso administrativo, organización de funciones
MANUALS OF ORGANIZATION OF FUNCTIONS AS A
CORNERSTONE OF MANAGEMENT ADMINISTRATION
Abstract: The present investigation is based on highlighting fundamental aspects of the functions
organization manuals (MOF), their importance and the requirement of constant updating as the
cornerstone of the administration and processes of the company. For the elaboration of the study,
both physical and electronic sources were collected, which classies the present investigation as a
documentary type. The functions organization manuals are the written form of a planning that goes
from the way in which the organization is structured through its human personnel, to the way in
which each one will perform its functions, its limits, work environment, prole required and training.
One of the main variants in the current business world is given by the technological advances,
under which, the administrative management has the challenge of staying updated and making
use of the emerging tools that allow it to reach the proposed goals. In this sense, the challenge is
given in turn for the manuals of organization of functions, since more and more companies are
joining the automation of processes which leads to a constant reorganization of the manuals.
Keywords: Organization manuals, administrative process, organization of functions
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I.INTRODUCCIÓN
Hoy en día se hace mucho más necesario tener los
manuales de organización de las funciones, no solo por-
que todas las certicaciones de calidad (ISO, OHSAS,
entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y
diario, minimiza los conictos de áreas, marca respon-
sabilidades, divide el trabajo, aumenta la productividad
individual y organizacional, entre otros. Además, es la
piedra angular para implantar otros sistemas organiza-
cionales muy efectivos como: evaluación de desempe-
ño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros [16].
Para la referencia [17] es un instrumento de traba-
jo necesario para normar y precisar las funciones del
personal que conforman la estructura organizacional,
delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando
mediante su adecuada implementación de cargos entre
puestos y estructura.
En este orden de ideas, los manuales de organización
de la funciones o manuales de cargos son de vital im-
portancia para el adecuado desarrollo de una organiza-
ción, una buena estructura del personal representa una
base rme para lo que sobre ella se construya. Buscar el
personal adecuado según su perl, permitiendo delimi-
tar las áreas, participación y tener una clara visión de su
puesto dentro de la organización, es fundamental para
la realización de un trabajo en equipo que genere los
resultados esperados.
Ahora bien, en esta era donde la superpoblación em-
presarial, el aumento de la competencia y la invasión
del avance tecnológico, es imperioso para que la ges-
tión de la administración se mantenga al día con cada
una de estas variantes. Los manuales de organización de
puestos no escapan a estas modicaciones constantes,
estos requieren mantenerse actualizados, ya que cada
vez son más las estrategias de las empresas para sobre-
vivir y mantenerse cumpliendo sus metas en el tiempo.
Una de estas variantes que afectan cada vez más a los
MOF es la automatización de las empresas, ya sea un
sistema o en muchos casos la colaboración o el reem-
plazo de personal humano por robótica, son cada vez
más las variantes que exigen una constante actualiza-
ción. Cada vez son más especializados los cargos y más
relacionados con áreas de la informática y electrónica,
en función de lo cual, los MOF deben contener todas
las modicaciones para aquellas empresas que adopten
estas estrategias e incluso se debe regular aquellas acti-
vidades propias del personal de robótica a través de la
mano humana que lo dirige.
Es así que, el mundo empresarial se ha convertido
en los últimos tiempos en una de las áreas más super-
pobladas y, por ende, competidas del estrato comercial;
razón por la cual la lucha entre empresas se hace cada
vez más ardua en el camino al alcance de sus objetivos
y permanencia en el tiempo. A este fenómeno se le unen
una serie de factores cambiantes tales como la tecnolo-
gía, la inación mundial, entre otros, que las obligan a
reinventarse cada día y a exigir dentro de su estructura
un nivel cada vez mayor de organización. Esto repre-
senta un gran reto para la administración de las mismas,
ya que sobre ella recae, dicha gestión.
Es importante recalcar también que durante mucho
tiempo la administración estaba referidos solo a las em-
presas; pero luego surgen en los campos de la actividad
humana y en las asociaciones atendiendo las distintas
necesidades sociales, culturales, espirituales y educati-
vas volviéndolas más complejas y variadas de operar en
el mercado. [16]
Según la referencia [6] la administración no es otra
cosa que la dirección racional de las actividades de una
organización, con o sin nes de lucro. Ella implica pla-
neación, organización (estructura), dirección y control
de las actividades realizadas en una organización, dife-
renciadas por la división del trabajo.
Así mismo, la administración tiene como funciones
fundamentales el planeamiento, la organización, la di-
rección y control con coherencia y cohesión entre ellas,
produciendo de manera eciente, económica y efectiva
de los recursos que emplea para el logro de las metas y
objetivos planeados [15].
En este sentido, es importante destacar que la admi-
nistración dentro de la organización de una empresa, re-
presenta el pilar fundamental sobre el cual se va a apo-
yar el resto de su estructura y de su buen fundamento
depende o no su estabilidad en el tiempo. Los manuales
representan para las empresas una forma de organiza-
ción mediante la cual se puede garantizar su efectividad
y eciencia [5]. En cuanto al manual de una empresa
“es un conjunto de instrucciones, debidamente ordena-
das y clasicadas, que proporcionan información rápida
y organizada sobre prácticas administrativas que contie-
ne datos e información respecto a procedimientos, ins-
trucciones, normas de servicio, entre otras. En el fondo,
el manual constituye la ocialización (aquello que es
decidido ocialmente por la empresa) de las prácticas
administrativas que todos deben obedecer.
Cabe señalar también que la organización es un con-
junto de personas comprometidas en la consecución de
objetivos comunes mediante la ejecución de acciones
debidamente coordinadas y comunicadas en la que de-
ne las funciones, los sistemas y procedimientos con los
cuales va a llevar a cabo y cumplir su cometido.
Hay que mencionar a demás que la organización es
un elemento dentro de un conjunto de elementos que la
contiene, formando parte de un subsistema conformado
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por individuos debido a que dependen de esta para ob-
tener resultados [17].
En cuento a la gestión se dice que, es la encargada
de la ejecución de actividades de una entidad; siendo las
decisiones que debe tomar la gerencia para desarrollar
las actividades que conducen a los objetivos planeados.
Entendida así, la gestión tiene la capacidad de conducir,
decidir, ajustar y replantear las acciones para resolver
un asunto o concretar un proyecto sobre planes y obje-
tivos establecidos [4].
Los Manuales Administrativos tienen su origen du-
rante la Segunda Guerra Mundial, en donde por la es-
casez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario
preparar a éste mediante manuales [18].
Con respecto a un manual es un instrumento de in-
formación en el que se recogen, de forma secuencial y
cronológica las operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de los departamentos. Son
operaciones que deben ser denidas para que se utilicen
criterios uniformes, de forma que su comprensión sea
más clara. El manual debe asignar tareas a cada uno de
los empleados de la sociedad, asegurar el cumplimento
de las políticas internas y asegurar la abilidad e inte-
gridad de la información [3].
Si bien es cierto que todos los recursos de una em-
presa deben ser considerados como un todo, de tal for-
ma que todos son para ella de vital importancia, no es
menos cierto que muchos autores reconocen al recurso
humano como el de mayor relevancia, por tal, es funda-
mental que la administración organice y gestione de la
mejor manera el talento humano, ya que de este depen-
derá el éxito del resto de las funciones de la compañía.
Al respecto cabe señalar que una de las bases funda-
mentales de la empresa está constituida por los Manua-
les de Cargos, Manuales de Responsabilidad y Perl de
Cargos o para los efectos del presente estudio Manua-
les de Organización de Funciones (MOF). El objetivo
fundamental de la presente investigación es resaltar los
aspectos básicos acerca de los MOF y su importancia
como piedra angular de la gestión de la administración
y todos los procesos de la empresa, así como los retos
que supone su adaptación a las nuevas corrientes del
mercado, entre las más destacadas: la tecnología ya que
se requiere una constante actualización acorde con la
realidad que garantice el éxito de la organización.
La estructura de una organización puede variar por
diversos aspectos: el número de trabajadores, el servi-
cio o producto que se oferta, modelo directivo, tipos de
procesos, entre otros. Es decir, en términos generales se
puede hablar de dos tipos de estructuras organizaciona-
les: las centralizadas, que son aquellas en las que pre-
valecen los cargos directivos por encima de los demás
integrantes de la organización; y las descentralizadas,
aquellas donde los directivos encomiendan los trabajos
en niveles intermedios o bajos.
En virtud de todo lo antes mencionado, es necesario
elaborar y aplicar una estructura organizacional acorde
a las necesidades de cada empresa identicando para
ello: funciones de los cargos, perl profesional para
los cargos e incluso establecer políticas organizaciona-
les, debido a que la mayoría de las empresas enfrentan
como principales problemas aquellos que están relacio-
nados con la delegación y control de las actividades, el
ujo de la información y de los diferentes recursos, los
mismos que ocasionan que exista duplicidad de tareas,
desconocimiento de cuáles son las actividades y respon-
sabilidades por parte de los trabajadores e incluso eva-
sión de responsabilidades, debido a la falta de comuni-
cación y coordinación entre las áreas o departamentos.
II.METODOLOGÍA
El presente estudio se llevó a cabo mediante una
investigación documental, en donde se recabó infor-
mación de documentos de páginas web y trabajos de
investigación académica relacionados con los manuales
de organización de funciones (MOF) como herramienta
básica de la gestión de la administración y base sólida
de la empresa; es así que se describieron aspectos rele-
vantes tales como denición y estructura de los MOF,
importancia y su relación con las variantes tecnológicas
acogidas por las empresas como estrategia para alcan-
zar sus metas, por lo tanto se concluyó con un análisis
crítico que resalta la importancia del uso de este tipo de
manual y la actualización constante que debe sufrir para
soportar el resto de las adaptaciones que la empresa su-
fre para asegurar su éxito.
Por último, se considera importante destacar que
el acceso a la información digital se efectuó a través
del motor de búsqueda de Google Académico® y Goo-
gle®. La investigación de dicha información se hizo de
manera libre y aleatoria, teniendo como criterio funda-
mental de indagación en los manuales de organización
de funciones y su relación con las variantes tecnológi-
cas dentro de las empresas, llegando a seleccionar del
total del material disponible y consultado, sólo el conte-
nido que, desde nuestro punto de vista, resultó ser más
adecuado y relevante.
III.RESULTADOS
Es importante comenzar diferenciando el organigra-
ma del manual de organización de cargos ya que según
la referencia [17] un organigrama “es la expresión grá-
ca de la estructura formal de una organización. A través
de él, se ponen de maniesto entre otras cosas: las fun-
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ciones ejercidas en la organización, la subdivisión en
servicios y lugares o puestos de trabajo. El volumen e
importancia de diversos conceptos de organización, cu-
yos atributos principales quedan en evidencia sobre el
gráco. El sistema jerárquico y las relaciones de subor-
dinación entre los diferentes colaboradores. El puesto
de cada uno de los colaboradores y su responsabilidad,
tanto en atribuciones como en personal a sus órdenes.
En ese sentido tenemos que el organigrama repre-
senta el punto de partida del manual de organización
de funciones, incluso puede estar contenido dentro del
mismo, la diferencia es que este presenta la información
gráca relacionada con la estructura de la organización
y permite observar de manera gráca y sencilla la je-
rarquización de cargos y la dependencia de las áreas y
su interrelación para ser manejado como un todo en la
compañía.
Conviene subrayar también que existen diferentes
tipos de organigramas, una de las clasicaciones más
generales se basa en su contenido. De acuerdo con la
referencia [1], estos pueden ser integrales: que son
representaciones grácas de todas las unidades admi-
nistrativas de la empresa y sus relaciones jerárquicas o
dependencias entre las mismas. Funcionales: estos con-
tienen el detalle de las principales actividades que tie-
nen asignadas cada área, además de las unidades y sus
interrelaciones. Puestos, plazas y unidades: estos mues-
tran las necesidades de puestos y el número de plazas
existentes o necesarias de cada unidad, generalmente en
sus recuadros se representan con la letra E de existente
y R de requerido, además incluyen los nombres de las
personas que ocupan las plazas.
Como ya se ha dicho, el organigrama es una expre-
sión gráca de la práctica empresarial que sirve como
guía de los puestos, que supone una denición de la au-
toridad, responsabilidad y relaciones correspondientes
a cada puesto o cargo de la empresa [17].
El Manual de Organización y Funciones en una em-
presa, según la referencia [16] es un medio para fami-
liarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes
niveles jerárquicos que conforman la Organización. Su
consulta permite identicar con claridad los cargos y
responsabilidades de cada una de las áreas que la inte-
gran y evitar la duplicidad de actividades; conocer las
líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los
elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo.
Asimismo, es un documento formal que las empre-
sas elaboran para plasmar parte de la forma de la or-
ganización que han adoptado, y que sirve como guía
para todo el personal. El MOF contiene esencialmente
la estructura organizacional, comúnmente llamada Or-
ganigrama, y la descripción de las funciones de todos
los puestos en la empresa. También se suele incluir en
la descripción de cada puesto el perl y los indicadores
de evaluación [16].
Su contenido está integrado por los siguientes ele-
mentos: a) Identicación. Representa datos de la empre-
sa donde se va a implementar, como: logotipo, nombre
ocial, titulo y extensión, lugar y fecha de elaboración,
número de revisión, unidades responsables de su elabo-
ración, revisión y/o autorización. b) Índice o contenido.
Se describe los capítulos que forman parte del docu-
mento. c) Introducción. Se explica que es el manual, su
estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesi-
dad de mantenerlo vigente. d) Antecedentes históricos.
Descripción de la génesis de la organización o del área
descrita en el manual, en la que se indica su origen, evo-
lución y cambios signicativos registrados. e) Legisla-
ción o base legal. Registra la lista de los ordenamientos
jurídicos que norman las actividades de la organización.
Como códigos, leyes, decretos, reglamentos, convenios,
etc. f) Atribuciones. Implica la transcripción textual y
completa de las facultades conferidas a la organización.
Por la Ley Federal del Trabajo, la Constitución Polí-
tica de los Estados Unidos Mexicanos, entre otros. g)
Estructura orgánica. Establece la descripción ordenada
de las unidades administrativas de una organización.
h) Organigrama. Se anexa la representación gráca
de la estructura orgánica. i) Funciones. Se describe las
tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unida-
des administrativas. j) Descripción de puestos. Indica
el contenido básico de los puestos que componen cada
unidad administrativa. Como nombre del puesto, ubi-
cación, ámbito de operación, la relación de autoridad,
funciones generales y especícas, responsabilidades o
deberes, relaciones de comunicación con otras unida-
des y puestos, especicaciones del puesto con respecto
a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad.
k) Directorio. Se anota el nombre, cargo, teléfono y ho-
rario de atención de los que intervienen en el manual.
l) Como conclusión general, el objetivo es dar a cono-
cer que existen herramientas de comunicación efectivas
que fortalecen a la administración de una empresa [13].
En este sentido, es propio destacar las principales
ventajas que presenta el uso de los MOF, de las cuales
se destacan el hecho de que facilita el trabajo, mediante
estos se obtiene información actualizada, es fácil deter-
minar los responsables del trabajo, estos manuales se
usan para el adiestramiento de reemplazos potenciales
del personal actual, reducen los costos al incrementar
la eciencia, elimina confusión, facilita la labor del
empleado y proporciona una guía del trabajo a ejecutar
[13].
Por último, es menester según el enfoque de la in-
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vestigación resaltar la importancia que revisten los
manuales de organización de funciones o manuales de
descripción de cargos en la creciente automatización de
las empresas. [2]
En el competitivo mercado actual, son cada vez más
las empresas que optan por automatizar sus procesos,
con el n de ser más rentables y ecientes. La automati-
zación de gestiones administrativas es la utilización de
sistemas con el n de hacer más fácil, efectivo y e-
ciente el funcionamiento de una empresa. La automa-
tización de procesos, tiene como objetivo principal la
reducción de costes mediante la integración de aplica-
ciones que sustituyen a los procesos manuales, acele-
rando el tiempo de ejecución de las tareas y eliminando
los posibles errores humanos que pueden cometerse al
trabajar de forma manual [14].
Esta aplicación de nuevas tecnologías supone para
los manuales de la empresa un requerimiento mayor de
constante actualización por una parte y por otra un so-
porte para su desarrollo, es decir, que por una parte es
imperioso establecer constantes revisiones de cargos,
funciones y/o procesos que vayan acorde a las variantes
y nuevos modelos impulsados por la automatización y
por otra parte, el doble benecio que representa el uso
de la tecnología para la recopilación de datos, análisis,
adaptación de los manuales, elaboración y distribución
de los mismos, así como la supervisión y control a los
que se debe someter su cumplimiento.
IV.CONCLUSIONES
A.La era de la automatización conlleva a retos im-
portantes en el mundo empresarial, uno de ellos es la
evaluación constante de su recurso más valioso, sin
menos cabo del resto del sistema organizacional que la
representa como un todo.
B.Es así como la adecuada estructura de los recursos
humanos representa las bases sólidas sobre las cuales se
edicará la empresa, una gestión exitosa de la adminis-
tración debe analizar y plasmar con especial atención la
denición de sus cargos, los diferentes niveles que ocu-
pan dentro del sistema, sus cargos, responsabilidades y
limitaciones, perles, capacitación constante, ubicación
dentro del espacio físico de la compañía, entre otros.
La estandarización de dicha información, su manejo y
difusión son claves para garantizar el correcto funciona-
miento, así como la continua supervisión de su cumpli-
miento, la recopilación constante de datos y el análisis
y adaptación a las nuevas realidades y necesidades que
devienen de los cambios constantes a los que son some-
tidas las empresas en la actualidad.
C.Toda esa ocupación de la gestión de administra-
ción se resume en un instrumento de vital importancia,
el cual está constituido por el Manual de Organización
de las Funciones (MOF), pilar fundamental para el resto
de los puestos empresariales.
D.Uno de los principales cambios a los que se some-
ten día a día las empresas está formado por la automati-
zación de sus procesos, esto incluye en muchos lugares
del mundo, sobre todo en los países más desarrollados,
la disminución del personal por reemplazo de la robó-
tica ya sea a través de software los cuales disminuyen
los procesos y controlan gran parte de las funciones que
antes eran desempeñadas por recursos humanos, o por
robots que igualmente reducen el uso de personal, y que
en conjunto llevan a la organización a reestructurar sus
cargos y niveles jerárquicos.
E.En conclusión, dicha automatización requiere de
mayores esfuerzos en la adaptación de los manuales de
organización de las funciones, por cuanto, los cambios
constantes requieren mantener esa normalización en las
descripciones de cargos y labores del personal y la ro-
bótica colaboradora, que ya comienza a reemplazar en
muchos aspectos al humano y que requiere una integra-
ción obligatoria dentro de esa estandarización, además
de la constante capacitación del personal reemplazado y
su reubicación dentro de la compañía, con el propósito
de mantener un equilibrio en la sociedad y no perder de
vista los objetivos y metas de la empresa, todo ello en
conjunto constituye un claro ejemplo de una excelente
gestión de la administración.
V.RECONOCIMIENTO
Agradecimiento a las autoridades de la Escuela Su-
perior Politécnica de Chimborazo por permitir llevar a
cabo la investigación y por el apoyo en el campo labo-
ral.
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